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Quale direzione prendere? di Paola Rollo

 

Quale direzione prendere?

Il primo passo da compiere è la scelta di come voler procedere per la creazione dell’archivio documentale, in quanto questa scelta influenzerà, e non poco, il nostro metodo di lavoro e di archiviazione.

Ci sono due possibilità:

  1. Archiviare localmente: significa che il vostro archivio digitale si trova fisicamente nel vostro ufficio oppure a casa vostra. Sconsiglio vivamente di usare il vostro computer per archiviare i vostri documenti, in quanto la sicurezza dei vostri dati dipenderebbe troppo dal funzionamento del vostro attuale computer ed in caso di rottura, specie se improvvisa, perdereste tutto il vostro archivio. E’ altresì vero che potreste fare dei regolari back-up, ma dovreste essere molto disciplinati ed effettuare backup quotidiani alla fine di ogni giornata, senza contare il fatto che lo spazio su di un computer è sempre molto limitato. Altra opzione è quella di optare per un hard-disk esterno, dispositivi che ormai offrono spazi di archiviazione notevoli con ingombro minimo, collegato alla vostra postazione su cui salvare tutto il vostro lavoro. Anche in questo caso il back-up è d’obbligo perché si tratta pur sempre di un dispositivo soggetto ad usura e che come tutti gli oggetti elettronici potrebbe abbandonarci da un momento all’altro. Dal punto di vista “sicurezza e privacy” sono probabilmente i dispositivi più sicuri in quanto i dati non sono in rete, ma questo è contemporaneamente un grande limite perché avrete accesso ai vostri files solo nel momento in cui sarete seduti davanti alla vostra postazione di lavoro. In caso in cui abbiate bisogno dei vostri dati in qualsiasi momento della giornata, dovrete necessariamente rivolgervi a soluzioni in “cloud”.
  2. L’archivio in cloud: questa soluzione permette di archiviare comodamente i vostri dati su un server esterno ben protetto. In questo caso non avrete la necessità di fare un back-up quotidiano, l’unica cosa di cui dovrete preoccuparvi è quella di aver memorizzato i dati di accesso al vostro storage e di cambiare regolarmente la password di accesso. In genere questi storage hanno ormai raggiunto degli standard di sicurezza molto alti, ma è sempre bene essere e rimanere vigili. Sul mercato ne possiamo trovare sono tantissimi, il più famoso è senz’altro Dropbox che offre 2GB di spazio gratis, spazio che può essere incrementato invitando nuovi utenti (500MB/utente) fino ad un massimo di 16GB, superata questa soglia dovremo acquistare altro spazio in caso di necessità. Essendo uno dei servizi cloud più utilizzati, è molto integrato con servizi cloud di project management, amministrazione, CRM, e questo è un fattore molto importante e da da valutare nella fase della scelta del servizio. Un altro fornitore di spazio cloud da considerare è senz’altro quello di Google ovvero Google Drive. Se si possiede già un account gmail, si ha automaticamente accesso ad una moltitudine di servizi e strumenti offerti Google gratuitamente, tra cui anche appunto lo spazio cloud. In pratica offre le stesse opzioni di Dropbox, è gratuito fino a 16GB (senza aggiunta di nuovi utenti), anche qui trovate tantissimi tool che offrono un’integrazione. Oggi ormai ci sono davvero tanti fornitori di spazio cloud, basta digitare nel browser “cloud storage” e scegliere quello più adatto alle proprie esigenze. Dopo aver testato alcune soluzioni, personalmente ho deciso di utilizzare ben tre soluzioni diverse per organizzare il mio lavoro. Come archivio principale io ho scelto Mega, che offre 50GB gratis e possiede un avanzato sistema di sicurezza, integrandolo con il Drive di Google per ragioni pratiche, e alcuni altri file ho deciso di salvarli sui miei hard-disk casalinghi. Il vantaggio di affidare il proprio archivio ad un cloud storage è palese: il RISPARMIO!
  • Il risparmio innanzitutto di tempo! Tempo non solo di archiviazione ma sopratutto tempo di ricerca, in quanto un documento archiviato seguendo una determinata logica, rende disponibile entro secondi qualsiasi documento di qualsiasi data.
  • Il risparmio di spazio! Si possono eliminare tutti i faldoni e ridurne l’utilizzo solo per la conservazione di materiale la cui archiviazione è richiesto dalla legge.
  • Il risparmio di denaro! Utilizzando uno cloud storage non sono più necessari costosi server e la loro altrettanto costosa manutenzione e i computer non hanno più bisogno di una memoria d’archivio enorme, cosa che abbassa il prezzo di acquisto.

E poi ricordatevi sempre

LESS PAPER, MORE FUN!

Vostra,

Paola Rollo